Teisinė raštvedybos dokumentų galia

Santrauka

Mūsų šalies institucijoms atliekant valdymo darbą planuojant valdymo veiksmus, priimant valdymo sprendimus, kontroliuojant planų ir užduočių vykdymą, sprendžiant kultūros, švietimo, teisingumo darbo, pramonės bei prekybos plėtros bei organizavimo ir kitus valstybės gyvenimo klausimus, sudaroma daug dokumentų. To reikalauja viena iš pagrindinių valdymo procedūrų – komunikacija, arba pasikeitimas informacija. Visa informacija fiksuojama dokumentuose, todėl dokumentų kaupimas, analizė, reikiamų duomenų parinkimas yra labai svarbūs veiksniai kiekvienos valstybės gyvenime. Pagal skelbiamus duomenis, jau 1985 m. informacinės instrukcijos srityje JAV dirbo apie 50 proc. visų darbininkų ir tarnautojų. Dokumentuose, išplatintuose JAV kongrese, nagrinėjant nacionalinės informacijos infrastruktūrą teigiama, kad apie 2/3 šalies dirbančiųjų susiję su informacine veikla, o likusieji užimti gamyba, labai priklausančia nuo informacijos būklės. Plačiau nesigilinant į dokumentų įtaką valdymo darbui, nereikia pamiršti ir to, kad dokumentai yra istorijos šaltinis, mūsų tautos kultūrinis paveldas. Kad parengti dokumentai būtų visaverčiai tiek valdymo darbe, tiek kaip istorijos šaltiniai, jie turi atitikti tam tikrus norminių aktų reikalavimus, turi būti parengti pagal tam tikras taisykles. Labai svarbus dokumentų visavertiškumo požymis yra dokumentų juridinės galios reikalavimas. Ši tema mūsų šalyje dar nepakankamai išnagrinėta ir beveik nenagrinėjama. Pagal Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo 6 straipsnį formuoti ir įgyvendinti „valstybės politiką raštvedybos ir archyvų srityje" privalo Archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės, tačiau jis nerodo pakankamos iniciatyvos sprendžiant šiuos, o ypač raštvedybos organizavimo klausimus. Jau 7–eri metai praėjo nuo Raštvedybos standarto parengimo. Jis moraliai paseno, tačiau niekas jo netaiso ir netikslina. Be jo negalima tikslinti ir pildyti paviršutiniškai parengtų ir 1994 m. išleistų Raštvedybos taisyklių. Labai svarbūs dokumentavimo klausimai paliekami saviveiklai, jau atgyvenusioms raštvedybos tradicijoms, neatsižvelgiama į mokslo bei technikos laimėjimus. Kai kurių raštvedybos organizavimo klausimų reglamentavimas priklauso nuo atskirų asmenų ar pareigūnų nuomonės, nes kaip kitaip galima paaiškinti buvusio Lietuvos Respublikos teisingumo ministro V. Pakalniškio 1998 m. rugpjūčio mėn. 17 d. įsakymą Nr. 104, paskelbtą 1998 m. „Valstybės žinių“ Nr. 87.
Dokumentavimo klausimai šalyje beveik netyrinėjami, todėl šiame straipsnyje noriu bent trumpai panagrinėti dokumentavimo problemas tik vienu labai svarbiu dokumentų juridinės galios aspektu. Dokumentai, parengti nesilaikant reikalavimų, užtikrinančių jų teisinę galią, yra niekiniai sprendžiant valdymo darbo ir kitas problemas. Jie neatitinka dokumento sąvokos ir nebus visaverčiai istorijos šaltiniai. Tyrinėjimo objektas – institucijų veikloje sudaromi dokumentai, jų lyginimas su tuo, kaip laikomasi dokumentų rengimą bei įforminimą reglamentuojančių aktų normų.
Straipsnyje nurodoma, kad dokumentai turi būti rengiami Raštvedybos standarto formuliaru nustatyto formato, kad dokumentas turi turėti visus būtinus rekvizitus (autorių, datą indeksą tekstą parašą ir kitus), kad šie rekvizitai turi būti tiksliai įforminami. Atsižvelgiant į dažniausiai institucijų parengtuose dokumentuose esančius netikslumus, pateikiami patarimai dėl sudėtingesnių rekvizitų įforminimo. Naujos organizacinės technikos raida sudaro sąlygas atsirasti ir naujoms dokumentų rūšims, pavyzdžiui, faksogramai, kompiuterio diskeliui, mikrofišai, mikrofilmui ir kt. Straipsnyje atkreipiamas dėmesys į faksogramos juridinį įforminimą ir galimus neigiamus padarinius, jeigu tai nepadaryta.